Q-LOGISTICS

Q-LOGISTICS© es un sistema de captura y gestión de datos para almacenes en tiempo real que permite cubrir las necesidades de gestión de uno o varios almacenes de una empresa de fabricación o bien la gestión de almacenes de un operador logístico.

En función de la naturaleza de la empresa, el flujo de procesos que se gestionan desde el punto de vista logístico son diferentes:

El responsable de la gestión logística de una fábrica tiene que aprovisionar de materias primas (MP) y productos semielaborados (SE) a fábrica, tiene que almacenar el producto acabado (PD), controlar la recepción, la calidad y la expedición de mercancía, tener datos contrastados sobre el inventario y las ubicaciones de las referencias en los almacenes a su cargo, etc.

El responsable de la actividad diaria de un operador logístico tiene que llevar un control de la recepción de la mercancía para su posterior expedición y distribución a los clientes, realizar el picking list y el packing list, gestionar los pedidos, la facturación y los transportistas, llevar un control del inventario y las ubicaciones por proveedor en los almacenes para identificar mercancía obsoleta, etc.

	Eliminar la duplicación del mismo documento por departamento.
	Integrar a los clientes y los proveedores en la cadena de suministro – uso de un único software.
	Poder comunicarse con los sistemas utilizados por los clientes para el envío de las entregas.
	Llevar un control exhaustivo de los procesos logísticos en cada momento - picking/packing list.
	Monitorizar la trazabilidad de ubicaciones por referencia – mantenimiento en tiempo real.
	Habilitar una interfaz de comunicación con otras aplicaciones (ERP, finanzas, etc.).
	Alcanzar una gestión eficiente de la facturación por transportista para cada cliente.
	Conocer en todo momento los movimientos de materiales de fábrica a almacén y entre almacenes.
	Obtener el beneficio de la información validada y a tiempo real.

Un prototipo para la instalación de Q-LOGISTICS© consiste en los siguientes elementos:

ERP o Sistema Principal con una LAN de PCs o portátiles conectados en red.

Servidor Q-LOGISTICS© en una LAN independiente (red de almacén).

Terminales en almacén (PCs industriales, lector de código de barras, terminales inalámbricos, radiofrecuencia, etc.).

	Drill-down: posibilidad de seleccionar una línea de expedición/albarán/pedido y analizar toda la información de detalle que contiene.
	Disponibilidad total por parte del cliente de realizar consultas en tiempo real de la situación de su inventario, expediciones, mercancía, etc.
	Posibilidad de exportar todas las consultas a formato Excel para una más exhaustiva explotación de los datos.
	Interfase de conexión (importación-exportación) con el sistema corporativo (ERP) o con paquetes de gestión financiera.
	Trazabilidad en la gestión de la documentación necesaria durante todo el proceso (entradas en almacén, picking list, packing list, expediciones, albaranes, pedidos, etc.).
	Capacidad de generar/anular pedidos manualmente de forma inmediata.
	Sistema de control de alarmas y mensajería por rotura de stock de cliente, obsolescencia de artículos, etc. Respuesta vía e-mail o colores de registro en listados.

Q-LOGISTICS© permite llevar un control en tiempo real sobre las siguientes actividades:

Recepción de Mercancías

	Previsión de entrada de mercancía – selección del detalle por fecha / proveedor.
	Gestión de la entrada de mercancía – trazabilidad de la entrada de mercancía en el almacén por lotes, palets, cajas o unidades, con su correspondiente ubicación.
	Gestión de calidad – controles de calidad en la recepción de la mercancía – material conforme, no conforme y en retención.
	Consultas (por proveedor) – entradas de mercancía, inventario del almacén, ubicaciones, artículos, movimientos y estado del almacén.
	Impresión de etiquetas – etiquetas de columnas, cajas o bultos.

Gestión de almacenes

	El ratio de uso de cada uno de los almacenes (% de ocupación).
	La relación de artículos por almacén y por proveedor.
	El listado de movimientos realizados y pendientes de realizar de mercancías entre almacenes.
	La creación, el mantenimiento, el cambio de las ubicaciones por almacén (calle, acera, estantería, altura, etc.). Gestión de los huecos.
	Los traspasos de mercancías dentro del mismo almacén o en almacenes distintos.
	Medidas de control de stock: cierre diario / semanal / mensual de almacén y recuentos aleatorios de mercancía.
	Implementación del sistema FIFO: a partir del criterio de control establecido al definir las ubicaciones, cada vez que se genere un nuevo albarán conocer de qué ubicación es necesario consumir en primer lugar las mercancías.
	Sistema de control de las ubicaciones mediante lector de CB y etiquetas. Conocer en todo momento, mediante la lectura de la etiqueta generada por el sistema y dispuesta en el palet, la ubicación correcta de la mercancía.

Expediciones

	Gestión de salidas de pedidos – generar expediciones, listas de pedido, ...
	Gestión de los picking lists y los packing lists.
	Impresión documentación – albaranes, pedidos, albaranes de entrega.
	Facturación – gestión y mantenimiento de la facturación del transporte.

El flujo de operaciones que monitoriza Q-LOGISTICS© en el caso de un empleado en el almacén de una fábrica es completo: se inicia en la recepción del albarán entrega y finaliza en la entrega del albarán de expedición al transportista. Cubre todas las situaciones que se contemplan en las tareas asignadas a un empleado en el almacén de una fábrica: recepciones, control de calidad, movimientos de mercancía recepción-almacén, almacén-almacén (cambio de ubicación), almacén-fábrica, fábrica-almacén y almacén-expedición, gestión del inventario y expediciones.

El flujo de operaciones que monitoriza Q-LOGISTICS© en el caso de un empleado en un almacén logístico también es exhaustivo: se inicia en la gestión de la recepción de los pedidos en distintos formatos (e-mail, fax, fichero plano, etc.) y finaliza en la identificación mediante etiqueta de trazabilidad de los productos y expedir. Cubre todas las situaciones que se contemplan en las tareas asignadas a un empleado en un almacén logístico: gestión de la previsión de entrada de mercancía, listado de entradas, impresión y asignación de etiquetas de trazabilidad, movimientos de mercancía recepción-almacén, almacén-almacén (cambio de ubicación), recuento periódico de inventario, picking list, packing list, gestión de albaranes de expedición por cliente, entregas parciales, facturación del transporte y de las expediciones, seguimiento de las expediciones, etiquetas de cliente y expedición.

La monitorización y gestión de señales en Q-LOGISTICS© se realiza mediante captura manual de actividades en los almacenes. La adquisición de la información sobre el control y los procesos en almacenes se puede desglosar en varias etapas:

1.-

El torero descarga los palets y los ubica en el muelle de carga, donde mediante el terminal inalámbrico lee las etiquetas (en caso que el proveedor disponga de la codificación de los artículos) para cada uno de los palets o cajas, dependiendo de cada caso. Q-LOGISTICS© valida la información del pedido y de los artículos. En caso que la mercancía no disponga de etiquetas con códigos de barras, se crean desde una impresora industrial conectada con Q-LOGISTICS©.

2.-

Una vez los datos han sido validados, el torero realiza un control de calidad según los criterios del Plan de Calidad de la empresa, registra los resultados en el terminal industrial y procede a ubicar los palets en función de la disponibilidad de espacio del almacén, según el criterio propuesto por Q-LOGISTICS©. Cada vez que el torero deja el palet en su ubicación final identifica en Q-LOGISTICS© qué ubicación asigna a qué palet. Los datos quedan registrados en Q-LOGISTICS© y disponibles para su posterior consulta.

En el caso de adquisición de la información sobre el control de las expediciones en almacenes se puede desglosar en varias etapas:

1.-

El torero solicita desde el terminal la lista de picking para el día. Desde la oficina de almacenes se generan los albaranes de expedición y las etiquetas correspondientes para cada pedido.

2.-

El torero da de baja en Q-LOGISTICS© las cajas o palets de los artículos incluidos en el picking list. Q-LOGISTICS© corrige automáticamente el nuevo estado del stock.

3.-

Una vez el torero ya ha organizado el picking mediante el terminal, recoge los albaranes y las etiquetas de la impresora en la oficina de los almacenes y ubica los pedidos en el muelle de carga o en el área de expediciones, asignando las etiquetas y los albaranes para cada pedido.

Dada la versatilidad de los datos que capturan los toreros en los almacenes en tiempo real desde los terminales, en Q-LOGISTICS© se puede habilitar un sistema de comunicación de alarmas o avisos en tiempo real para los toreros y el área de gestión de logística. Este sistema de comunicación es automático y se activa en función de los parámetros de control de stock establecidos por el cliente. A continuación se dan una serie de ejemplos descriptivos de las situaciones que pueden tener lugar:

Establecer una alarma cuando se produce una rotura de stock o se alcanza un stock máximo/mínimo. Ejemplo ilustrativo: dados unos pedidos planificados a dos semanas vista, Q-LOGISTICS© comprueba a un día de la fecha de expedición la disponibilidad del inventario para cubrir los pedidos. En caso que haya una rotura de stock, informa mediante e-mail responsable de logística y a los toreros vía PDA de la situación.

Cada vez que se conoce la planificación semanal de producción en fábrica que se envía desde Control de Producción, Q-LOGISTICS© puede enviar al responsable de logística un e-mail informando del estado del inventario a nivel de materias primas y productos semielaborados almacenados para cubrir las necesidades de materiales en la planta de fabricación para esta semana y así tomar medidas preventivas (materiales alternativos, pedido de compra urgente).

	Rápido y fácil aprendizaje – la curva de aprendizaje de la aplicación se mide en días. El proceso de formación de usuarios de Q-LOGISTICS© se completa en horas.
	Integración con otras aplicaciones – posibilidad de habilitar la interfase con ERPs u otras aplicaciones asociadas a áreas específicas de la empresa (facturación, RRHH, etc.).
	Soporte de BD en SQL Server u Oracle – garantiza la escalabilidad de la BD ante el incremento del número de registros a lo largo del tiempo. Mantenimiento del histórico anual.
	Capacidad de lectura de cualquier CB – permite realizar la lectura de cualquier etiqueta con código de barras de los clientes.
	Interfaz de usuario muy configurable – flujos de procesos parametrizables y adaptables a las necesidades de cada empresa. Front-end adaptable a los requerimientos de usuario.
	Habilitado para trabajar con cualquier tipo de terminal en almacén – tanto se puede gestionar la recepción/expedición de mercancías con PC, PDA como un terminal industrial.
	Resultados a corto plazo – en pocas semanas desde el inicio de la implantación ya se pueden analizar los resultados.